Soustředění v kanceláři

Vždycky jsem chtěl obrovský open space, do kterého vkročíte a doslova cítíte energii. Tím myslím proud myšlenek mezi lidmi, kteří by se za normálních okolností možná nesetkali a nehovořili o své práci a životě. Proto jsme v březnu 2018 při stěhování do nových prostor hledali jednu obří místnost, kam se vejde 25 lidí.

Nyní tuto kancelář sdílí 21 lidí a vidím první výzvy, které musím vyřešit. Na jedné straně je open space místo, které představuje živnou půdu pro okamžitou spolupráci a výměnu nápadů, ovšem na druhé straně je to tichý prostor, kde se můžeme zcela soustředit na práci. Oba přístupy se mi líbí, oba mají své výhody i nevýhody. V podstatě výhody open space jsou nevýhodami klasické kanceláře a naopak. Moje otázka zní: Jak vypadá koncept, který přinese výhody obou přístupů? Odpověď je jasná. Je to spolupráce, soustředění a zábava na jednom místě.

Vytěžme z toho maximum

Začínali jsme postupně. Jak jsme rostli, bylo stále obtížnější se v kanceláři soustředit na hlubokou práci. Hlubokou prací vnímám tak, jak ji popsal Cal Newport ve stejnojmenné knížce: „Je to takový druh práce, při které míříme k mistrovství ve svém oboru, vytváříme něco ojedinělého a krásného, nebo přemýšlíme nad složitým problémem.“ Jsou to ty činnosti, které mají na naši kariéru zásadní dopad. Nemožnost skutečně se soustředit během pracovní doby má zásadní negativní dopad na všechny v kanceláři. A tak jsme v době, když nás bylo sedm, zavedli koncept knihovny.

Lesk a bída open space kanceláře

Koncept knihovny je přesně takový, jako bychom byli v knihovně. – Navzájem se nerušíme a pokud se chceme s někým bavit, mluvíme potichu, rozhodně nekřičíme přes celou místnost a nevedeme dlouhé hlasité rozhovory. Nejprve knihovna platila pouze dopoledne. Moje logika byla taková, že člověk je dopoledne nejvýkonnější, takže potřebuje co možná nejvíce prostoru k soustředění. Odpoledne jsme se pak bavili, smáli a u toho pracovali. Pravda je taková, že po čase to vždy přestalo fungovat a klid knihovny se začal porušovat. Tohoto porušování jsem byl také účastníkem – zkrátka byly chvíle, kdy jsem potřeboval vypnout a zasmát se. Nemožnost soustředění se při práci ale vede k tomu, že spousta lidí zůstává do večera v práci, kvůli tomu, že zkrátka svoji práci za den nestihne.

Neustálé porušování knihovny mě dovedlo k myšlence, že pokud knihovnu rozšíříme na celý pracovní den, lidé se přepnou do módu soustředění a bude po problémech. Nechali jsme pouze přestávku na oběd a v této době jsme mohli být hlasití a „rušit“ se. Byla to katastrofa, ale díky ní se ukázalo, jak špatně jsem o celé problematice přemýšlel. Hlavní chybou bylo, že jsem se snažil usměrnit hlučnější členky týmu. Myslel jsem, že nám ubírají možnost soustředit se a narušují efektivitu. Mám to štěstí, že jsou to právě ony, které mi vždy řeknou, co si myslí o mých rozhodnutích. Vím, že to vyžaduje spoustu odvahy a jsem vám za to holky vděčný.

Širší perspektiva a vyrušování

Na soustředění a vyrušování je potřeba se dívat komplexně, což princip knihovny nedělal, proto ho okamžitě ruším. Během měsíce jsem při mých pravidelných one-on-one setkání vyzpovídal každého člena týmu. Poté jsem hledal studie problematiky soustředění a lidské interakce. Nyní mám konečně komplexní představu, jak celou záležitost uchopit. Náš další krok musí vzít v potaz následující předpoklady.

Já ruším a pomáhám

Často potřebuji s někým mluvit a tím ho vytrhnu od práce, jen aby okamžitě reagoval na můj problém. To vše na úkor jeho práce a soustředění. Na druhou stranu jsem schopen pomoci lidem s jejich prací v podobě nápadu, nebo zpětné vazby a naše interakce je pro jejich rozvoj zásadní.

Spolupráce ruší a pomáhá

Je skvělé, jak si dokážeme pomáhat. Díky spolupráci vznikají výstupy, kterých by jednotlivec nebyl schopen dosáhnout. Ovšem pokud si budu nárokovat pozornost ostatních členů týmu kdykoliv budu potřebovat, těchto skvělých výstupů nikdy nedosáhneme. A to právě díky nemožnosti hluboce se ponořit do práce.

Vtipy ruší a pomáhají

Po náročném mentálním výkonu si potřebujeme odpočinout. A právě naše skvělá atmosféra je k tomu ideální. Ovšem každý vtip může kohokoliv vytrhnout ze soustředění.

Učení ruší a pomáhá

Zaučit nováčka vyžaduje věnovat mu pozornost. Čím více mu ji dokážeme věnovat, tím rychleji si práci osvojí. Také předávání znalostí mezi seniory týmu je jedna z nejefektivnějších cest na cestě k jejich mistrovství. Není nutné, aby každý objevoval už objevené, proto je potřeba o práci diskutovat. Ovšem pokud tato výměna znalostí probíhá konstantně, zaplatíme za to nejvyšší cenu. Nebudeme moci získané znalosti uplatnit při hluboké práci a vytvořit díky nim své mistrovské dílo.

Od knihovny k modelu hluboké práce

Chtěl bych postupně vyvinout model, který bude těžit maximum ze všech pozitivních aspektů spolupráce a vytvoří minimum negativního balastu. Myslím, že je potřeba podporovat jak chvíle, kdy se budeme soustředit na práci, tak ty, kdy budeme spolupracovat a bavit se.

Rád bych vyzkoušel model, kde se bude střídat prostor k soustředění a spolupráci. V praxi to znamená, že liché hodiny budou zasvěceny hluboké práci a sudé spolupráci, zábavě a odpočinku. Vycházím z několika předpokladů.

Člověk není schopen dlouho udržet pozornost při kreativní a psychicky náročné práci. Pokud se o to pokouší, tak na sobě pozoruje, že odpoledne je o dost méně kreativní a soustředěný. Je to dáno tím, že schopnost udržet pozornost a soustředit se v čase klesá. Pokud přijdeme do práce zcela odpočatí, první hodinu uděláme nejvíc práce, druhou o trošku méně, třetí ještě méně a tak dále. Navíc výzkumy a zkušenosti těch nejkreativnějších a nejvýkonnějších lidí historie i současnosti ukazují, že skutečně soustředit se můžeme maximálně 4 hodiny denně – a k tomu ještě ne v kuse. Na každý takový mentální výkon je potřeba se připravit.

Pokud tyto informace zakreslíme do grafu, kde na vodorovné ose máme čas, na svislé naši energii věnovat se hluboké práci a prostor pod grafem ukazuje množství hluboké práce, tak přístup, kdy se snažíme takto pracovat 8 hodin denně, vypadá nějak takto:


Po krátké době dochází k významnému výkyvu energie a naše práce se stočí k méně náročným činnostem – kontrole emailu, surfování na internetu, odpočinku na sociálních sítích.

K tomu, abychom se dostali do hluboké práce, potřebujeme určitý čas. Obvykle to trvá něco mezi 5-20 minutami, než se skutečně do práce ponoříme a jakékoliv vyrušení během této fáze celý proces prodlužuje. Jak tedy vypadá náš pracovní den, pokud se necháme neustále rozptylovat?

Je téměř nemožné se dostat do skutečně hluboké práce. A přesně toto je rozdíl mezi lidmi, kteří dosáhnou ve svém oboru mistrovství a kteří jen pracují a připadá jim, že se neposouvají kupředu, a nebo se posouvají příliš pomalu. Musíte být v práci o to déle, než kdybyste se soustředěně věnovali práci po 4 hodiny. Druhý den budete unaveni a výkon a možnost hluboce pracovat bude horší. Vy budete muset být v práci mnohem déle a tímto způsobem to bude pokračovat k něčemu, co je popsáno jako syndrom vyhoření.

A teď si představte druhý model. Přijdete do práce odpočatí a začnete pracovat. První hodinu uděláte stejně jako v předešlém případě, ale nyní místo toho, abyste pracovali dál, si dáte povinnou přestávku. Projdete se po kanceláři, popovídáte s kolegy, půjdete se slunit na terasu, uděláte si čaj, odepíšete na zprávy v Trellu, pošlete tisková data ke schváleným náhledům, nebo uděláte nějaké rychlé korektury. Připravíte se tak na další blok hluboké práce. A v další lichou hodinu to odstartujete. Pokud si správně odpočinete během sudé hodiny, jste schopni vrhnout se do dalšího bloku s velmi podobnou hladinou energie a výsledky si udržíte během celého pracovního dne. V grafu to vypadá následně.



Pro hlubokou práci u nás v kanceláři budou určeny následující časy lichých hodin:
9:00–9:59, 11:00–11:59, 13:00–13:59, 15:00–15:59

V praxi to znamená, že se v lichých hodinách nebudeme nikterak vyrušovat. A pokud nám zrovna něco nepůjde, nebo budeme potřebovat něco zkontrolovat, vyčkáme na sudou hodinu. Pokud nemůžete pokračovat díky tomu v práci dál, je potřeba počkat. Mezitím se můžete věnovat vzdělávání, nebo si odpočinout. Pokud to bude opravdu nutné, napište na messenger svému team leaderovi (Kubíček, Štěpánek, Pepa), abyste co nejméně rušili ostatní.

Pro všechny, kdo se nechtějí věnovat hluboké práci, prosím o respektování soustředění ostatních v kanceláři a jejich nerušení.
V sudých hodinách bych rád nechal věci plynout, jak nám budou příjemné. 🙂

A výsledek?

Uděláme více práce  – rychleji a na konci dne nám zbyde více energie. Jak je to možné? Právě díky tomu, že soustředěný a odpočatý člověk dokáže pracovat kreativněji, rychleji a je schopný řešit i náročnější výzvy. Takže tím, že pracuji méně, udělám více práce? Ano! Pokud se naučíte 4 hodiny denně skutečně se soustředit a eliminujete všechna vyrušení, zcela jistě budou efektivnější než odsezených 12 hodin v práci.

Po takto stráveném pracovním dni si musíte odpočinout a doplnit energii. Pokud to neuděláte, příští den nebude tak skvělý. Jděte si posedět s přáteli, na procházku, sportujte, dělejte cokoliv, co nesouvisí s prací.

A to je skutečná cesta bojovníka. Nejde o to pracovat déle, ale tvrdě a chytře.

P.S. Přibližně za měsíc bude pokračování – takové malé vyhodnocení, jak se nám vedlo, co je třeba vylepšit a jaký bude další postup v naší kanceláři.

Přidat komentář